Der Ausgangspunkt
Ihr verwaltet ein mittelständisches Unternehmen. Eure Software weiß das noch nicht.
Geräte, WLAN und digitale Tafeln sind da. Aber Hardware ist nicht ERP. Die Verwaltung läuft weiter im Patchwork.
Mehrfacherfassung
Vier Systeme und lauter offene Tabs für eine Antwort auf die Frage, wie der Laden läuft.
Bewerbungs-Lücke
Formular, E-Mail, Excel und viel Abtippen mit Verlust an jedem Übergang.
Bestandssysteme am Limit
Technisch veraltet, schwer wartbar, unübersichtlich und nur lokal.
Der eine Mensch, der es kennt
Wenn diese Person geht, ist das kein Personalwechsel – es ist ein existenzielles Risiko für den Betrieb.
Neue Generation, alte Probleme
Viele Versprechen am Anfang, dann lange nichts und Zusatzkosten
Unsichtbare Kosten
Stunden in Handarbeit, die in keiner Buchhaltung auftauchen.
Jeder Träger hat dieses Risiko.
Die meisten sehen es nicht kommen.
Die beschriebenen Probleme sind keine Folge von Wachstum. Sie sind der Normalzustand – unabhängig davon, ob ein Träger wächst, eine komfortable Größe hält oder mit dem Rücken zur Wand steht.
Die naheliegenden Wege
Drei scheinbare Auswege. Alle führen zurück zum Anfang.
Kein Bildungsträger sitzt das Problem einfach aus. Die Frage ist nur, welchen Weg er wählt.
Weg 1
Das Bestandssystem behalten
Alt, langsam, nicht zukunftsfähig und nur eine Person kennt sich richtig aus – aber läuft ja. Bis kein Update mehr kommt oder die eine Person geht.
Weg 2
Die Plattform, die alles verspricht
Der Pitch überzeugt, die Roadmap auch. Viel wird versprochen, dann kommt lange nichts, Zugesagtes verschiebt sich und kommt mit Nachtragsangebot.
Weg 3
SAP oder Microsoft 365 Business Central
Theoretisch möglich, praktisch unmöglich. Hunderttausende Euro Beraterkosten für die Anpassung, dann Hunderte Euro pro Nutzer und Jahr im Betrieb.
„Enterprise-Software löst das Problem auch. Allerdings zu Enterprise-Preisen.“
DIE LÖSUNG
Vom Flickenteppich
zum System.
Statt vieler getrennter Insellösungen mit Handarbeit an jedem Übergang: ein integriertes System, das alle Prozesse auf einem Datensatz zusammenführt.
Eine Schicht, die verbindet.
Die Standorte arbeiten mit SWOP Campus — unserer Software für den Schulalltag, seit über 15 Jahren an Schulen im Einsatz. Darunter liegt SWOP Plexus als gemeinsame Verwaltungsschicht des Trägers: ein Datensatz für alle Standorte, einmal erfasst und durchgängig geführt.
Warum SWOP Plexus?
Nicht noch eine Schulverwaltungssoftware.
Der Markt kennt Legacy-Systeme von gestern, Plattformen mit guten Ideen, aber voller leerer Versprechen und internationale Player ohne Kenntnis des deutschen Schulsystems. SWOP Plexus ist, was bisher fehlt.
Gemacht für freie Bildungsträger.
Denkt in deutschen Schulstrukturen. Von Grund auf, nicht nachträglich.
Integriert, nicht addiert.
Lehrkräfte, Verwaltung und Geschäftsleitung im selben System, mit eigenen Rollen.
Entwickelt mit Trägern, nicht für sie.
Was in die Plattform kommt, kommt aus der Praxis.
DER FUNKTIONSUMFANG
Ein System. Alle Schulen. Alle Prozesse.
Von der ersten Anfrage einer Familie bis zur letzten Rechnung des Schuljahres.
Schnittstellen des Gesamtsystems
Office 365 · DATEV · SEPA · Untis · DocuSign · Landesportale
WIRTSCHAFTLICHKEIT
Was SWOP Plexus zurückgibt
Einstieg nach Maß
Ihr entscheidet, welche Module wann. Kein Alles-oder-nichts.
Keine Big-Bang-Migration
Schrittweise Einführung. Der Betrieb läuft weiter.
Entwickelt in Deutschland
Gehostet in DE, DSGVO-konform. Kein Umweg über internationale Provider.
